CONDITIONS GENERALES DE VENTE

Article 1.

Les présentes conditions générales visent à fixer la relation contractuelle entre le client et la consultante Anne Hernoë, enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des entreprises sous le numéro BE0832.332.551, et ayant comme dénomination commerciale « Cap4Business », ci-après dénommée « Cap4Business ».
 L’activité principale de Cap4Business est le conseil pour les affaires et autre conseil de gestion, ci-après dénommée « les prestations ».

Article 2.

Cap4Business est soumis à des obligations de moyens et non de résultats, sauf stipulation expresse contraire. Cap4Business s’engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables, diligents et conformes aux usages professionnels en vue de l’exécution de la commande. Elle ne saurait toutefois être tenue de recourir à des moyens disproportionnés au regard de l’objectif poursuivi, ni à des moyens contraires aux principes de bonne foi et aux règles d’éthique professionnelle.

Article 3.

Les présentes conditions générales sont applicables à toute intervention exercée par Cap4Business dans le cadre de son activité.

Par « client » est visé le professionnel faisant appel aux services de Cap4Business et, le cas échéant, ayant validé le devis, conformément aux présentes conditions générales.

Article 4.

Le client est réputé accepter les présentes conditions générales dès qu’il appose sa signature sur le devis, conformément à l’‎Article 5. Par cette signature, il reconnaît en avoir pris connaissance et en avoir compris le contenu.

En cas de validation du devis par voie électronique, le client est également lié par ces conditions générales dès transmission de son accord à Cap4Business par voie électronique ou dès confirmation de celui-ci par Cap4Business, sous quelque forme que ce soit.

Après contact et/ou échange avec le client, Cap4Business remet un devis pour la ou les prestation(s) souhaitée(s). Cette offre a une validité de 10 jours calendrier.

Le devis est établi par Cap4Business de la manière la plus adéquate, tenant compte du degré d’urgence et des informations auxquelles le client lui aura donné accès. Ce devis se base sur les besoins et demandes formulés par le client et éventuellement d’une visite préalable de Cap4Business dans les lieux concernés par les prestations, si nécessaire.

Trois types de tarification peuvent être proposés : en régie, par projet ou permanente

Tout devis signé implique adhésion aux présentes conditions générales, y compris en terme de paiement.

Article 6.

En cas d'intervention sans contrat ou « en régie », les honoraires sont fixés suivant les prestations calculées sur un document intitulé « calcul des honoraires », joint à la facture. Ils sont payables au comptant.

Article 7.

Pour toute mission déterminée, une tarification au forfait (« projet ») est appliquée. Un devis est établi et soumis au client conformément à l’‎Article 5 des présentes conditions générales.

La signature du devis emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions générales, notamment en matière de paiement. Toute prestation excédant le périmètre défini dans le devis initial est soumise aux dispositions relatives aux prestations complémentaires et heures supplémentaires, telles que prévues à l’‎Article 9.

Article 8.

En cas de souscription à une formule de « consultance permanente », les honoraires sont facturés mensuellement et payables au comptant, sauf convention contraire. Ce type de service inclut un volume d’heures mensuel déterminé d’un commun accord entre le client et Cap4Business. Toute heure prestée au-delà de ce volume mensuel est facturée en sus, conformément aux dispositions relatives aux prestations complémentaires et heures supplémentaires prévues à l’‎Article 9.

Article 9.

Toute prestation ou heure supplémentaire, excédant les prestations initialement prévues ou demandée par le client, ainsi que toute heure de réunion ou prestation non expressément mentionnée dans le devis, sera facturée en sus par Cap4Business.

Le client reconnaît et accepte que ces prestations complémentaires puissent être réalisées sans établissement préalable d’un devis supplémentaire et qu’elles lui seront facturées selon les conditions tarifaires en vigueur.

Article 10.

Sauf stipulation contraire expressément prévue, les réunions organisées par Cap4Business sont facturées pour une durée minimale d’une heure de prestation. Les contacts téléphoniques ainsi que le temps consacré à la lecture et au traitement des courriels sont facturés par tranche minimale de quinze minutes, avec une facturation par quart d’heure entamé.

Cap4Business se réserve le droit d’inclure ou non le temps consacré aux réunions, appels téléphoniques et échanges de courriels dans un éventuel forfait lié à ces prestations.

Article 11.

Lorsqu’un déplacement de Cap4Business est sollicité par le client sans être strictement nécessaire à la bonne exécution de la prestation, les interventions sont facturées pour une durée minimale de deux heures, indépendamment du temps réellement presté.

En revanche, lorsque le déplacement est jugé nécessaire par Cap4Business dans le cadre de l’exécution des prestations demandées, les interventions sont facturées sur la base du temps effectivement presté, avec un minimum d’une heure par intervention.

Les frais de déplacement sont, dans tous les cas, facturés en sus, conformément aux dispositions relatives au frais de déplacement prévus à l’‎Article 12

Article 12.

Le devis comprend les frais de déplacement du siège de Cap4Business au siège du client. En cas de déplacement nécessaire vers un autre lieu (ministère du travail ...), il est compté des frais de déplacement sur base des indemnités kilométriques fixées par le SPF Finances.

Article 13.

Cap4Business intègre dans ses devis un montant forfaitaire au titre des frais de gestion et de coordination, destiné à couvrir les coûts administratifs et organisationnels liés notamment à l’établissement et à l’envoi des offres, à la planification des rendez-vous, à l’ouverture des dossiers, ainsi qu’au suivi et à la coordination des prestations.

Article 14.

Cap4Business se réserve le droit de modifier le prix des prestations lorsque des circonstances indépendantes de sa volonté en justifient l’adaptation.

Sont notamment considérées comme telles :

• toute modification demandée par le client postérieurement à la signature de l’offre. Toute demande de modification devra être formulée par écrit. Cap4Business se réserve le droit de l’accepter ou de la refuser ;

• toute demande de révision supplémentaire formulée par le client après la livraison du travail et non incluse dans l’offre telle que visée à l’‎Article 5 ;

Dans une telle hypothèse, Cap4Business en informera préalablement le client. Celui-ci demeure libre d’accepter ou de refuser l’adaptation du prix. En cas de refus, l’acompte versé, conformément à l’‎Article 15, restera définitivement acquis à Cap4Business.

Article 15.

Sauf en ce qui concerne la formule de « consultance permanente » visée à l’‎Article 8, un acompte équivalant à trente pour cent (30 %) du montant total du devis, hors TVA, est exigé à la signature du devis, à titre d’avance et afin de couvrir les frais liés à la mise en œuvre des prestations. Cet acompte doit être versé par virement bancaire dans un délai de huit jours suivant la signature. Le contrat ne devient définitif qu’à réception de cet acompte par Cap4Business. Le solde du devis est payable au terme de la prestation, sur présentation d’une facture émise par Cap4Business.

Quelle que soit l’issue de la relation contractuelle, l’acompte versé reste acquis à Cap4Business à titre d’indemnité, sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation complémentaire en cas de préjudice supérieur.

Article 16.

La facture relative aux prestations est transmise au client par voie électronique par Cap4Business, notamment par courrier électronique et via le réseau Peppol, conformément à la législation belge applicable. Sauf preuve contraire, la facture est réputée réceptionnée le jour ouvrable suivant son envoi. Elle est payable dans un délai de dix jours calendrier à compter de sa réception.

Les paiements sont effectués par virement bancaire sur le compte de Cap4Business indiqué sur le devis et la facture, avec mention du numéro de facture en communication. Le numéro de compte de Cap4Business est : IBAN BE64 1036 0806 2352 - BIC NICABEBB.

Article 17.

Les réclamations ou contestations sur les termes d'une facture doivent être formulées dans un délai raisonnable et, au plus tard, dans les huit jours suivant la réception de la facture.

Article 18.

Tout retard de paiement - par rapport à l'échéance mentionnée sur la facture - entraîne sans mise en demeure, la suspension de toutes prestations et formalités jusqu'à apurement complet des sommes à payer. En ce cas, décharge est donnée à Cap4Business de toute responsabilité quant aux conséquences préjudiciables de quelque nature subies par le client. Cap4Business en informera préalablement le client par écrit.

Article 19.

À défaut de paiement à l’échéance, toute somme due produira, de plein droit et sans mise en demeure préalable, un intérêt de retard au taux prévu par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

En outre, une indemnité forfaitaire de 10 % du montant restant dû sera applicable, avec un minimum de 50 €, sans préjudice du droit de Cap4Business de réclamer une indemnisation complémentaire en cas de préjudice supérieur.

Article 20.

Les prestations ne sont planifiées par Cap4Business qu’à compter de la réception de l’acompte visé à l’‎Article 15.

À la demande du client, Cap4Business peut indiquer un délai de réalisation des prestations. Ce délai ne commence à courir qu’à partir de la date à laquelle les conditions suivantes sont cumulativement remplies : (i) la réception de tout acompte ou montant prévu à l’‎Article 15, (ii) la signature de l’offre par le client, et (iii) la transmission à Cap4Business de l’ensemble des informations nécessaires à la bonne exécution des prestations.

Les délais communiqués le sont à titre purement indicatif. Ils peuvent être prolongés en cas de survenance de circonstances indépendantes de la volonté de Cap4Business, notamment, sans que cette liste soit limitative : maladie, accident, cas de force majeure, ou incidents techniques et informatiques. En pareille hypothèse, aucun dédommagement, indemnité ou pénalité de retard ne pourra être réclamé par le client.

Par ailleurs, tout retard imputable au client, notamment dans la fourniture d’informations ou de validations nécessaires, entraînera de plein droit une prolongation équivalente des délais de réalisation.

Article 21.

Les éléments réalisés et remis au client par Cap4Business sont protégés par la législation relative à la propriété intellectuelle, et notamment par le droit d’auteur.

Cap4Business accorde au client un droit d’utilisation des prestations livrées, dans le cadre de ses activités propres et conformément à la finalité convenue entre les parties. Sauf stipulation contraire, ce droit est personnel, non exclusif et non transférable. Les créations restent la propriété de Cap4Business.

Le client s’engage à ne pas reproduire, diffuser, céder ou exploiter les prestations en dehors du cadre convenu, notamment à des fins de commercialisation ou de mise à disposition de tiers, sans l’accord préalable et écrit de Cap4Business.

En cas d’utilisation non conforme, Cap4Business se réserve le droit de faire valoir ses droits, y compris en sollicitant une indemnisation appropriée.

Sauf demande expresse et légitime du client, Cap4Business se réserve la possibilité de mentionner son nom et/ou ses coordonnées sur les prestations réalisées.

Article 22.

Cap4Business fournit des prestations de conseil et d’accompagnement, dans le cadre d’une obligation de moyens, sauf stipulation expresse contraire.

Cap4Business ne peut être tenue responsable que des dommages directs résultant d’un manquement prouvé à ses obligations contractuelles ou légales. Sont exclus, dans toute la mesure permise par la loi, les dommages indirects, tels que notamment perte de profit, perte d’opportunité, atteinte à l’image ou perte de clientèle.

Article 23.

Le client s’engage à fournir toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des prestations. Cap4Business ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant d’informations incomplètes, inexactes ou tardivement communiquées.

Article 24.

Les recommandations et analyses fournies par Cap4Business sont établies sur la base des informations communiquées par le client et de la législation applicable au moment de la mission. Le client reste seul responsable des décisions prises sur cette base et de leur mise en œuvre.

Article 25.

Cap4Business ne peut être tenue responsable des dommages résultant :

• de l’intervention de tiers (notamment secrétariat social, avocat ou autre prestataire),

• ou d’une utilisation inappropriée des conseils fournis.

Lorsque plusieurs intervenants participent à une situation, la responsabilité de Cap4Business est strictement limitée à sa propre intervention.

Article 26.

Cap4Business se réserve le droit de refuser ou d’interrompre une mission, notamment en cas de manquement du client à ses obligations (défaut de paiement, absence de collaboration, non-respect des règles applicables ou toute autre circonstance empêchant la bonne exécution de la mission).

Article 27.

Conformément aux articles 6.1 et 6.3 du Code civil, les parties conviennent d’exclure, dans leurs relations contractuelles, l’application des règles de responsabilité extracontractuelle, dans toute la mesure permise par la loi. Toute action en responsabilité à l’encontre de Cap4Business devra être fondée exclusivement sur les dispositions contractuelles.

Cette exclusion s’applique également aux personnes physiques ou morales intervenant directement ou indirectement dans l’exécution des prestations (collaborateurs, sous-traitants, partenaires).

Article 28.

Les limitations et exclusions prévues à l’‎Article 27 ne s’appliquent pas en cas de faute intentionnelle ni en cas d’atteinte à l’intégrité physique ou psychique d’une personne.

Article 29.

Cap4Business ne peut être tenue responsable des conséquences liées à une évolution de la législation, de la jurisprudence ou de la pratique administrative postérieurement à la mission.

Dans le cadre de l’exécution des prestations, Cap4Business et le client peuvent être amenés à échanger des informations confidentielles, qu’elles soient de nature commerciale, juridique, financière ou organisationnelle.

Chaque partie s’engage à :

• conserver strictement confidentielles les informations reçues,

• ne les utiliser que pour les besoins de l’exécution du contrat,

• ne pas les divulguer à des tiers sans l’accord préalable et écrit de l’autre partie.

Ne sont pas considérées comme confidentielles les informations :

• qui étaient déjà publiques au moment de leur communication,

• ou qui le deviennent ultérieurement sans faute de la partie qui les reçoit,

• ou qui doivent être divulguées en vertu d’une obligation légale ou d’une décision judiciaire.

En cas de violation de la présente clause, la partie lésée pourra réclamer la réparation du préjudice subi.

Article 31.

Cap4Business traite les données à caractère personnel conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des données à caractère personnel.

Les données sont traitées aux fins de l’exécution du contrat, du respect des obligations légales et de la gestion de la relation client.

Le traitement repose principalement sur l’exécution du contrat et, le cas échéant, sur le respect d’obligations légales.

Article 32.

Les données conservées par Cap4Business sont les suivantes : nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, compte bancaire, numéro de TVA.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du contrat et au respect des obligations légales applicables.

Article 33.

Les données peuvent être transmises à des tiers uniquement dans la mesure nécessaire à l’exécution du contrat (par exemple : prestataires techniques, comptable) ou en vertu d’une obligation légale.

Le client dispose des droits suivants :

• droit d’accès, de rectification et d’effacement,

• droit à la limitation du traitement,

• droit d’opposition,

• droit à la portabilité des données,

• droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Article 34.

Dans la mesure où Cap4Business est amenée à traiter des données à caractère personnel pour le compte du client dans le cadre de l’exécution des prestations, les parties reconnaissent que Cap4Business agit en qualité de sous-traitant au sens du Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.

À ce titre, les droits et obligations des parties relatifs à ce traitement sont définis dans un accord de sous-traitance (Data Processing Agreement – DPA) conclu entre les parties et annexé au devis ou à tout autre document contractuel.

En cas de contradiction entre les présentes conditions générales et le DPA, les dispositions du DPA prévaudront pour tout ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.

Article 35.

Toute demande relative aux données personnelles peut être adressée à Cap4Business par e-mail (contact@cap4business.be) ou par courrier à l’adresse du siège social.

Les modalités complètes de traitement sont précisées dans la politique de confidentialité disponible sur le site internet de Cap4Business.

Cap4Business peut mentionner l’existence de ses prestations à titre de référence, de manière anonyme.

Toute référence nominative (nom, logo, description identifiable) fera l’objet d’un accord préalable du client.

Toute réclamation doit être formulée par écrit dans un délai raisonnable à compter de la découverte du fait générateur et, au plus tard, dans un délai de 7 jours suivant la fin de la prestation ou la réception de la facture.

Cap4Business s'engage à examiner la réclamation de bonne foi et à rechercher une solution amiable.

Pour autant qu'une réclamation soit effectuée par le client dans les délais prévus au paragraphe premier qui précède, et pour autant que Cap4Business l'accepte, le montant de la réclamation sera limité au montant de la (ou les) prestation(s) visée(s) par la réclamation, diminué des frais réels supportés par Cap4Business.

Tout litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution des présentes conditions générales ou du respect d’un contrat relève de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire du siège de Cap4Business, sauf disposition impérative contraire.

La nullité ou l’inapplicabilité d’une clause n’affecte pas la validité des autres dispositions.

Les parties s’engagent à remplacer toute clause nulle par une clause valable poursuivant un objectif économique équivalent.

Les présentes conditions sont régies par le droit belge.